Zakup kasy fiskalnej to spory wydatek, który musi zostać uwzględniony w biznesplanie przez wielu przedsiębiorców. Jednak cena kasy fiskalnej to nie wszystko – koszty pojawią się również w trakcie użytkowania urządzenia. Jeżeli w najbliższym czasie planujesz otworzyć własny biznes, ten poradnik jest dla Ciebie – dowiesz się z niego, jaki jest miesięczny koszt kasy fiskalnej.
Jakie są podstawowe koszty związane z kasą fiskalną?
Koszty, jakie wiążą się z używaniem kasy fiskalnej, można przyporządkować do jednej z trzech kategorii: instalacja, eksploatacja i materiały eksploatacyjne.
Zarówno kasa fiskalna przenośna, jak i systemowa kasa fiskalna musi zostać przygotowana do pracy. Tych kosztów przedsiębiorca nie jest w stanie uniknąć – fiskalizacji może dokonać wyłącznie osoba posiadająca uprawnienia (serwisant). Proces fiskalizacji kończy się wydrukowaniem raportu fiskalnego. Od tego momentu urządzenie może być wykorzystywane do rejestracji sprzedaży produktów lub usług.
Na całościowy koszt korzystania z kasy fiskalnej składają się również opłaty za jej przegląd techniczny u serwisanta. Taki przegląd trzeba wykonywać co najmniej raz na 2 lata. Do kosztów eksploatacyjnych doliczyć trzeba też ewentualne naprawy. Konieczna może być np. wymiana pamięci kasy fiskalnej. Taka wymiana jest niezbędna choćby po zapełnieniu lub uszkodzeniu pamięci kasy. W tym po raz kolejny pomoże serwisant.
Na koszt kasy fiskalnej składają się także materiały eksploatacyjne. Najwięcej na ten cel wydają właściciele kas starszego typu (z papierową kopią), gdyż używają jednocześnie dwóch rolek papieru (jedna to właśnie wspomniana kopia). Jednak nawet przedsiębiorcy korzystający z kasy najnowszego typu (online) muszą wydawać paragony, a to oznacza, że również nie unikną kosztów zakupu materiałów eksploatacyjnych do kasy fiskalnej.
Ile wynosi miesięczny koszt kasy fiskalnej?
Chociaż lista wydatków związanych z eksploatacją kasy fiskalnej jest dość długa, to miesięczny koszt kasy fiskalnej nie jest wysoki – może oscylować w granicach ok. 25-30 zł miesięcznie. Podana kwota uwzględnia jednak wyłącznie koszt przeglądu, który będzie odbywał się co roku (250 zł) i zakupu 10 rolek papieru (50-100 zł). W Twoim przypadku koszty te mogą być niższe lub wyższe, gdyż możesz:
- wykonać przegląd techniczny używanej kasy fiskalnej raz na 2 lata – a nie co roku;
- uzyskać pierwszy przegląd w cenie kasy – gdy trafisz na taką promocję;
- zużywać mniej lub więcej rolek papieru – to zależy od tego, jakie produkty lub usługi zamierzasz oferować;
- potrzebować pomocy serwisu po awarii kasy fiskalnej – wówczas miesięczny koszt kasy fiskalnej wzrośnie.
Czy cena kasy fiskalnej obejmuje serwis i wsparcie?
To, ile kosztuje kasa fiskalna (a precyzując jej użytkowanie), zależy od wielu czynników. Warto wiedzieć, że niekiedy cena kasy fiskalnej może zawierać już jej fiskalizację, przeszkolenie pracowników czy serwis. Jednak nie jest to standard. I właśnie dlatego już na etapie poszukiwań kasy fiskalnej warto zwrócić uwagę na ten aspekt. W przeciwnym razie może się okazać, że cena urządzenia wcale nie jest tak atrakcyjna, jak mogłoby się wydawać.
W przypadku serwisu uwagę warto zwrócić też na to, czy jest on całodobowy. Z uwagi na specyfikę branży będziesz pracować w godzinach nocnych lub w weekendy? Dobrze, aby serwisant był dostępny również po godzinie 17 czy 18. Promes zapewnia serwis zarówno w okresie gwarancji, jak i po jego upływie przez 24 godziny na dobę i 7 dni w tygodniu.
Jak uzyskać dofinansowanie kasy fiskalnej?
O ile miesięczny koszt kasy fiskalnej wcale nie jest wysoki, o tyle zakup urządzenia to już spory wydatek. Ile kosztuje kasa fiskalna? Wystarczy spojrzeć na dostępne oferty – to koszt co najmniej 1000 zł. Przykładowo mobilna kasa fiskalna z terminalem w zależności od modelu może kosztować nawet ok. 2800 zł brutto. Stąd też pojawia się pytanie, jak obniżyć koszt zakupu. Dobra wiadomość jest taka, że cena kasy fiskalnej może być niższa – na zakup urządzenia fiskalnego można uzyskać dofinansowanie. W 2025 r. z ulgi na zakup kasy fiskalnej może skorzystać każdy przedsiębiorca, który kupi kasę fiskalną online.
Ile wynosi dofinansowanie kasy fiskalnej? Zgodnie z art. 111 ustawy o podatku od towarów i usług ulga przysługuje w wysokości 90 proc. ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Przedsiębiorca, który rozlicza VAT, może odliczyć ulgę w deklaracji VAT. Jeżeli przedsiębiorca jest zwolniony z VAT, to otrzyma zwrot z urzędu skarbowego. Warto przy tym wiedzieć, że:
- ulga nie jest powiązana z wysokością przychodu lub dochodu – z dofinansowania może skorzystać każdy przedsiębiorca, który kupuje kasę fiskalną online;
- nie ma też znaczenia, czy przedsiębiorca ma obowiązek używania kasy fiskalnej online, czy też ma wybór;
- skorzystanie z ulgi wymaga spełniania dodatkowych wymogów – kasy fiskalnej trzeba używać przez okres co najmniej 3 lat.
Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć ukrytych opłat?
Zakup kasy fiskalnej to spory wydatek. Do tego dochodzą jeszcze miesięczne koszty użytkowania urządzenia. I chociaż ustawodawca przewidział ulgę, a przedsiębiorca może uwzględniać w kosztach uzyskania przychodu m.in. wydatki na materiały eksploatacyjne (gdy forma opodatkowania to umożliwia), to pozostaje jeszcze kwestia pułapek. Na co zwrócić uwagę, aby uniknąć dodatkowych opłat?
Bez względu na to, czy planujesz otworzyć osiedlowy sklep spożywczy, czy też sieć salonów fryzjerskich, zrezygnuj z pomysłu zakupu używanych urządzeń fiskalnych. Prawdopodobieństwo, że taka kasa ulegnie awarii, jest wyższe. A to często oznacza dodatkowe koszty. Zwróć też uwagę na wydatki związane z serwisem. W tym przypadku wybór partnera biznesowego jest kluczowy.
Chcesz porozmawiać o kasie do Twojego sklepu lub punktu usługowego? Skontaktuj się z pracownikiem Promes – pozwól, że pomożemy Ci przygotować się do prowadzenia firmy.
