Restauracja, butik odzieżowy czy przewóz osób busem – być może to Twój pomysł na biznes. Założenie działalności gospodarczej może wiązać się z ewidencjonowaniem transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. A wówczas pojawia się pytanie o terminal płatniczy. Czy to urządzenie musi posiadać każdy przedsiębiorca? Sprawdź, czy terminal płatniczy jest obowiązkowy w 2025 roku.
Dlaczego terminal płatniczy może być konieczny?
Zakup terminalu płatniczego może być konieczny z uwagi na brzmienie przepisów. Z art. 19a pkt. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców wynika, że przedsiębiorca musi umożliwić dokonanie zapłaty w formie bezgotówkowej za nabywane przez klienta produkty lub usługi:
- w miejscu, w którym prowadzi działalność gospodarczą (w lokalu);
- poza lokalem przedsiębiorstwa;
- w pojeździe, który wykorzystuje do świadczenia usług transportu pasażerskiego – przykładowo w taksówce.
Ale nie tylko brzmienie przepisów może zmotywować przedsiębiorcę do zaopatrzenia się w terminal płatniczy – trzeba pamiętać o konkurencji i przyzwyczajeniach zakupowych klientów. Często to właśnie te czynniki decydują o tym, że przedsiębiorca nawet nie sprawdza, czy ma obowiązek posiadać terminal – po prostu zaopatruje się w to urządzenie. W ten sposób jednocześnie zwiększa swoją konkurencyjność i wychodzi naprzeciw oczekiwaniom klientów.
Czy każdy przedsiębiorca musi mieć terminal?
To pytanie można zadać również inaczej: czy terminal płatniczy jest obowiązkowy? Z treści przepisów nie wynika, aby przedsiębiorca musiał mieć terminal płatniczy – musi on jedynie umożliwić klientom dokonywanie płatności bezgotówkowych. Terminal płatniczy jest z kolei jedną z wielu możliwości – równie dobrze przedsiębiorca może przyjmować płatności bezgotówkowe za pomocą systemu BLIK. Ale i od tej reguły są odstępstwa, o których szerszej przeczytasz poniżej.
Chociaż terminal płatniczy nie jest obowiązkowy, to przedsiębiorcy często zaopatrują się w to urządzenie. Jednocześnie w różnych sytuacjach sprawdzają się różne urządzenia. Przykładowo:
- stacjonarne terminale płatnicze najczęściej są spotykane w sklepach – stoją one tuż koło kas, a niekiedy firmy decydują się na urządzenie wielofunkcyjne (kasoterminale);
- terminale płatnicze mobilne – można je spotkać w restauracjach czy salonach z branży beauty, których właściciele oferują również zabiegi w domu klienta.
Jakie są wyjątki od obowiązku posiadania terminalu?
Obowiązek płatności bezgotówkowych nie dotyczy każdego przedsiębiorcy. Kto nie ma obowiązku posiadać terminalu płatniczego lub umożliwiać płatności bezgotówkowej? Mowa o przedsiębiorcach, którzy nie są zobowiązani do prowadzenia ewidencji sprzedaży produktów i usług przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wynika to wprost z przepisów – odstępstwo od opisanej wyżej reguły znajduje się w art. 19a pkt. 2 ustawy Prawo przedsiębiorców.
Warto też wspomnieć, że ustawodawca przewidział możliwość czasowego zwolnienia niektórych przedsiębiorców z obowiązku umożliwienia zapłaty przy użyciu np. terminalu płatniczego. Do podjęcia takiej decyzji uprawniony jest minister właściwy do spraw gospodarki w porozumieniu z ministrem właściwym ds. finansów publicznych. Formalnie zwolnienie musi nastąpić w drodze rozporządzenia.
Jak otrzymać terminal płatniczy?
Jeżeli przedsiębiorca zdecydował się na terminal płatniczy, to nie musi go kupować – standardowym rozwiązaniem jest dzierżawa urządzenia od operatora. Co więcej, aktualnie małe i średnie firmy mogą skorzystać z programu „Polska Bezgotówkowa”, w ramach którego przedsiębiorca na okres roku otrzymuje bezpłatnie jeden terminal. Nie ponosi on żadnych wówczas żadnych kosztów – te naliczane są dopiero po upływie roku.
Ponieważ rozpiętość kosztów u różnych operatorów może być znaczna (różnice mogą sięgać nawet 150 zł miesięcznie), to przedsiębiorca powinien dokładnie zapoznać się z ofertami – nie należy działać pochopnie. W przeciwnym razie można związać się z operatorem na dłużej umową na niekorzystnych warunkach.
Jakie korzyści niesie obowiązek umożliwienia płatności bezgotówkowej?
Umożliwienie płatności bezgotówkowych można postrzegać zarówno w kategorii obowiązku nałożonego na przedsiębiorcę, jak i jako udogodnienie. W drugim przypadku korzyści można dostrzec nie tylko po stronie klienta, ale również przedsiębiorcy. Płatności bezgotówkowe są wygodne, szybkie i usprawniają robienie zakupów. Z kolei przedsiębiorca ogranicza koszty związane z transportem utargów, zwiększa swoją konkurencyjność i zmniejsza ryzyko popełnienia błędów, które mogą niekorzystnie wpłynąć na jego wizerunek.
Z perspektywy klienta płatności bezgotówkowe są:
- wygodne – nie trzeba nosić przy sobie portfela, wystarczy np. smartfon z dostępem do internetu;
- szybkie – płatność bezgotówkowa trwa krócej, co wiąże się z brakiem konieczności wydania reszty;
- łatwe – aby zapłacić, wystarczy jedynie przyłożyć kartę płatniczą do terminalu.
Jeżeli klient prowadzi domowy budżet, to trzeba jeszcze wskazać, że płatności bezgotówkowe pomagają w kontroli wydatków – każdy zakup zostaje zapisy w historii karty płatniczej. Nie trzeba zatem zbierać paragonów.
Korzyści płynące z umożliwienia płatności bezgotówkowych, które można wymienić po stronie przedsiębiorcy, są następujące:
- zwiększenie konkurencyjności – klienci, którzy płacą bezgotówkowo, wybierają sklepy i punkty oferujące właśnie takie płatności;
- mniejsze ryzyko popełnienia błędu podczas wydawania reszty – to nie tylko kwestia strat, ale również wizerunku;
- zwiększenie bezpieczeństwa – mniej gotówki w kasie oznacza, że ryzyko kradzieży jest niższe, a pracownicy mogą czuć się bezpieczniej;
- sprawniejsza obsługa klientów – gdy nie trzeba wydawać reszty, klienci są obsługiwani szybkiej.
Szukasz terminalu płatniczego? Chcesz z jednej strony spełnić nałożony przez ustawodawcę obowiązek, a z drugiej zaproponować klientom płatności bezgotówkowe? Skorzystaj z naszej oferty.
