Terminal płatniczy to urządzenie, które umożliwia dokonywanie i przyjmowanie płatności bezgotówkowych. Czy przedsiębiorca musi zgłosić jego posiadanie do urzędu skarbowego? Jak uzyskać ulgę na terminal płatniczy? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Jakie są obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego?
Obowiązki przedsiębiorcy wobec urzędu skarbowego nie ograniczają się wyłącznie do płacenia odpowiednich podatków (np. PIT, CIT czy VAT), ponieważ w praktyce jest ich znacznie więcej. Podstawą jest oczywiście rejestracja działalności w urzędzie skarbowym, która następuje w momencie zakładania firmy. Poza tym do obowiązków zaliczyć należy także terminowe składanie odpowiednich deklaracji podatkowych czy prowadzenie księgowości zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Konieczna jest również współpraca z urzędem skarbowym podczas ewentualnych kontroli podatkowych, która polega w praktyce na udostępnianiu wymaganych dokumentów i informacji.
Czy zgłoszenie terminala płatniczego jest konieczne?
Jednym z obowiązków przedsiębiorców wobec urzędu skarbowego może być posiadanie kasy fiskalnej, co reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zgodnie z którym rejestracja transakcji na kasach fiskalnych co do zasady jest konieczna w przypadku podmiotów prowadzących sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności i rolników ryczałtowych. W związku z tym warto wiedzieć, że od 2022 roku przedsiębiorcy, którzy nie korzystają ze zwolnienia (podmiotowego lub przedmiotowego) mają również obowiązek udostępnienia swoim klientom opcji dokonywania płatności bezgotówkowych, co w praktyce wymaga posiadania terminala płatniczego. Pojawia się zatem pytanie, czy terminal płatniczy trzeba zgłaszać do urzędu skarbowego? W praktyce nie jest to obowiązkowe, ponieważ jest to urządzenie współpracujące z kasą fiskalną, które nie podlega osobnej rejestracji. W tym miejscu należy wspomnieć także o tym, że od 2021 roku nie ma obowiązku zgłaszania kas fiskalnych do urzędu skarbowego, ponieważ są to urządzenia online połączone z Centralnym Repozytorium Kas, co oznacza, że dane o sprzedaży są przesyłane na bieżąco do systemu Ministerstwa Finansów.
Jakie kary grożą za brak zgłoszenia terminala?
Brak obowiązku zgłoszenia terminala płatniczego do urzędu skarbowego sprawia, że organ nie może nałożyć z tego tytułu kary. Kary mogą zostać nałożone natomiast za brak integracji terminala z kasą fiskalną (w tej chwili obowiązek ten został odroczony). Wymienić wśród nich należy:
- karę grzywny, ponieważ brak integracji traktowany będzie jako wykroczenie skarbowe, podlegające karze wysokości do 5 tys. złotych;
- utratę ulg i preferencji podatkowych, które mogą przysługiwać w przypadku korzystania z terminala i jego integracji z kasą fiskalną.
W tym miejscu należy wspomnieć także o ewentualnych karach związanych z niewłaściwym rozliczaniem transakcji czy nieprawidłowym rozliczaniem podatku VAT. W przypadku kontroli skarbowej urząd może zakwestionować odliczenia, co będzie skutkowało koniecznością zwrotu kwot i nałożeniem dodatkowych opłat. Błędne wykazywanie dochodów może skutkować natomiast wymierzeniem kar finansowych lub odsetek za niezapłacone podatki.
Terminal płatniczy a dofinansowanie do kasy fiskalnej!
Terminal płatniczy a urząd skarbowy to nie tylko obowiązek posiadania urządzenia, ponieważ przedsiębiorcy skorzystać mogą także z ulgi podatkowej na urządzenie. Jest to istotne, ponieważ o ile w przypadku kasy fiskalnej można skorzystać z dofinansowania do jej zakupu, to terminal płatniczy jako urządzenie służące do przyjmowania płatności kartami, przelewami czy innymi formami płatności elektronicznych nie kwalifikuje się w ramach programu wsparcia dla kas fiskalnych. Co ważne w ramach ulgi odliczyć można nie tylko wydatki związane z nabyciem terminala, ale również koszty wynikające z umowy jego najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze czy opłaty związane z użytkowaniem terminala (interchange, akceptanta, systemowa). Ulga przysługuje zarówno na terminale płatnicze stacjonarne, jak i urządzenia mobilne, jednak nie można z niej skorzystać w sytuacji, gdy przyjmowano płatności przy użyciu terminala płatniczego w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc, w którym podatnik ponownie rozpoczął przyjmowanie płatności przy użyciu terminala płatniczego (nabył go).
Jakie są korzyści z zgłoszenia terminala płatniczego?
Mimo iż zgłoszenie terminala płatniczego do urzędu skarbowego nie jest obowiązkowe i nie należy tego robić, to przedsiębiorcy mogą zdecydować się na jego integrację z kasą fiskalną. Dlaczego warto to zrobić? Przede wszystkim dlatego, że pozwala to automatycznie przesyłać dane pomiędzy urządzeniami, co nie tylko przyspiesza obsługę, ale ogranicza również ryzyko wystąpienia błędów na etapie przyjmowania płatności. W praktyce chodzi również o gwarancję poprawnego ewidencjonowania sprzedaży bezgotówkowej, a co za tym idzie, wykazywania przychodów i rozliczania podatku VAT.
Podsumowując, należy stwierdzić, że przedsiębiorcy, którzy na zasadach obligatoryjności rejestrują sprzedaż na kasach fiskalnych mają obowiązek posiadania terminala płatniczego umożliwiającego dokonywanie płatności bezgotówkowych. Jego zgłoszenie do urzędu skarbowego nie jest jednak obowiązkowe, ponieważ jest to jedynie urządzenie współpracujące z kasą fiskalną.
