Dla osób, które mają pomysł na biznes, działalność nierejestrowana to sposób, aby zweryfikować zapotrzebowanie na oferowane przez siebie produkty lub usługi i przetestować różne strategie marketingowe. I chociaż osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą korzystać z szeregu ułatwień, to pozostaje pytanie, czy na działalności nierejestrowanej trzeba mieć kasę fiskalną. Okazuje się, że niekiedy tak.
Jakie są przepisy dotyczące kasy fiskalnej w działalności nierejestrowanej?
Przepisy dotyczące ewidencji sprzedaży towarów i usług za pomocą kasy fiskalnej nie różnicują przedsiębiorców i osób prowadzących działalność nierejestrowaną. W praktyce oznacza to, że osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą – zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług – prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, gdy nabywcy należą do jednej z dwóch następujących grup:
- Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
- Rolnicy ryczałtowi
Jednocześnie warto wiedzieć, że przepisy podatkowe przewidują różne wyjątki, np. zwolnienia. Nie inaczej jest w przypadku kas fiskalnych. W związku z tym, mimo ogólnej zasady, zgodnie z którą każda osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna mieć kasę fiskalną, niekiedy zakup takiego urządzenia nie będzie koniecznością. Szerzej o tym, kiedy kasy fiskalne nie są potrzebne, przeczytasz poniżej.
Czy każdy przedsiębiorca musi mieć kasę fiskalną?
Nie każdy przedsiębiorca, podobnie jak osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, musi ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Wyróżnić można dwa rodzaje zwolnień:
- Zwolnienie ze względu na niski obrót. Jeżeli obrót nie przekracza progu wskazanego w przepisach (w 2025 r. jego wysokość nie uległa zmianie – wciąż wynosi on 20 000 zł), kasa fiskalna nie będzie potrzebna.
- Zwolnienie ze względu na rodzaj oferowanych produktów/usług. Niektóre produkty i usługi są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z wykorzystaniem kasy fiskalnej. Przykładem są usługi finansowe i ubezpieczeniowe.
Jeżeli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną planuje skorzystać z pierwszego rodzaju zwolnienia (ze względu na niski obrót), to musi jeszcze upewnić się, że nie będzie oferować towarów lub usług, których sprzedaż musi być ewidencjonowana na kasie od pierwszej transakcji.
Przykład: Anna od zawsze miała fryzjerskie zacięcie, ale dopiero teraz rozważa założenie własnego salonu. W ramach działalności nierejestrowanej planuje oferować różne zabiegi na włosy. Usługi fryzjerskie muszą być ewidencjonowane na kasie fiskalnej. Co więcej, w tym przypadku nie można wybrać urządzenia – musi to być kasa nowego typu, czyli online.
Czy istnieją wyjątki od obowiązku posiadania kasy fiskalnej?
Wspomniane wyżej zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej ze względu na niski obrót wymaga rozwinięcia. W 2025 r. ten próg łatwo przekroczyć. Powodem jest wzrost minimalnego wynagrodzenia – czynnika kluczowego dla działalności nierejestrowanej. Od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie wynosi 4666 zł. Miesięczne przychody z działalności nierejestrowanej nie mogą przekroczyć limitu 75 proc. podanej kwoty, a zatem 3499,50 zł.
Osoby, które zaczęły prowadzić działalność nierejestrowaną w ubiegłym roku, powinny pamiętać, że data rozpoczęcia działalności ma duże znaczenie. Dlaczego? Z przepisów wynika, że obrót nie może przekroczyć 20 000 zł, jednak w proporcji do okresu prowadzenia działalności nierejestrowanej w poprzednim roku. Co to oznacza i kiedy trzeba kupić kasę fiskalną? Najłatwiej zrozumieć to na przykładzie.
Przykład: Pasją Tomasza jest fotografia. W 2024 r. zdecydował on, że będzie w ten sposób dorabiać – działalność nierejestrowaną rozpoczął 1 grudnia 2024 r. i wówczas wykonał pierwszą sesję zdjęciową. Jeżeli do końca grudnia przekroczy limit obrotu 1693,99 zł, będzie musiał zakupić kasę fiskalną i ewidencjonować na niej sprzedaż.
Jak uzyskać dofinansowanie do kasy fiskalnej?
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną zakup kasy fiskalnej to spory wydatek. Dobra wiadomość jest taka, że można uzyskać dofinansowanie jej zakupu. Ale nie dotyczy to każdego urządzenia fiskalnego – ulga przysługuje jedynie tym, którzy kupują kasy fiskalne online. Dodatkowo obowiązuje limit – dofinansowanie wynosi 90 proc. ceny netto kasy, ale nie więcej niż 700 zł.
To, w jaki sposób osoba prowadząca działalność nierejestrowaną uzyska dofinansowanie, wynika wprost z art. 111 ust. 5 ustawy o podatku od towarów i usług. Można tam przeczytać, że urząd skarbowy dokona zwrotu kwoty (maksymalnie 700 zł) na rachunek bankowy podatnika. Co ważne:
- Rachunek bankowy musi być prowadzony przez bank, który ma siedzibę na terenie Polski.
- Istnieje możliwość zwrotu środków na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podatnik jest członkiem.
- Zwrot nie odbywa się natychmiast, ale w terminie do 25. dnia od dnia złożenia wniosku przez podatnika.
Przepisy precyzują też, jakie dane powinien zawierać wniosek o wypłatę dofinansowania kasy fiskalnej. Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna podać swoje imię i nazwisko, adres oraz numer identyfikacji podatkowej. Konieczne jest też wskazanie numeru rachunku bankowego, na który ulga ma zostać przekazana. Do wniosku należy dołączyć kopię faktury za kasę fiskalną wraz z kopią dokumentu potwierdzającego, że zakup został opłacony.
Działalność nierejestrowana a kasa fiskalna – podsumowanie
Jak się okazuje, działalność nierejestrowana a kasa fiskalna to szerokie zagadnienie. Czy na działalności nierejestrowanej trzeba mieć kasę fiskalną? Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, które sprzedają produkty lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej i rolnikom ryczałtowym, muszą korzystać z kasy fiskalnej, gdy obrót ze sprzedaży przekroczył 20 000 zł albo oferują produkty lub usługi, których sprzedaż obowiązkowo musi być ewidencjonowana na kasie fiskalnej.
Wiesz już, że musisz zakupić kasę fiskalną? Szeroki wybór takich urządzeń znajdziesz w naszym sklepie. Pamiętaj też, że po zakupie urządzenia możesz ubiegać się o ulgę – zwrot części ceny urządzenia.
