W obrocie B2B dokumenty sprzedażowe w formie elektronicznej są już standardem. W sektorze B2C możliwe jest z kolei wystawianie e-paragonów. Jednak nie wszystkie firmy, których docelową grupą klientów są konsumenci, zdecydowały się na to rozwiązanie. A szkoda – e-paragon to nie tylko kwestia ochrony środowiska. Rozważasz zaoferowanie swoim klientom e-paragonów? Dowiedz się, jak to działa.
Czym jest e-paragon i jak działa?
E-paragon, czyli paragon elektroniczny, to dokument fiskalny służący do ewidencji sprzedaży produktów i usług, dla którego charakterystyczna jest forma elektroniczna. To właśnie postać stanowi jedyną różnicę między e-paragonem a tradycyjnym, czyli papierowym paragonem. Możliwość wystawiania paragonów elektronicznych wynika wprost z przepisów – e-paragon jest uznawany przez organy podatkowe. W praktyce oznacza to liczne korzyści – zarówno z perspektywy stron transakcji (przedsiębiorcy i klienta), jak i środowiska.
E-paragon – jak działa:
- E-paragon jest uznawany za dowód zakupu i zapłaty za towar lub usługę. W oparciu o paragon elektroniczny można np. złożyć reklamację lub zwrócić towar – przedsiębiorca nie może wymagać paragonu w formie papierowej.
- Paragon elektroniczny nie musi być drukowany. Jednocześnie e-paragon można przekazać klientowi na kilka sposobów, np. na adres e-mail i aplikację mobilną, która posiada taką funkcję.
- Wystawienie e-paragonu jest możliwe tylko wówczas, gdy klient się na to zgodzi – tak wynika z przepisów. Konieczne jest zatem uzyskanie zgody klienta. Taka zgoda może zostać wyrażona na wiele sposobów, np. za pośrednictwem aplikacji.
Jak wystawić e-paragon krok po kroku?
Wystawianie elektronicznych paragonów to jedno z zagadnień, które rodzi wśród przedsiębiorców liczne pytanie. Czy każdy przedsiębiorca może wystawić e-paragon? Tak, chociaż nie od razu – ograniczeniem może być sprzęt. Aktualnie paragony elektroniczne mogą wystawiać przedsiębiorcy, którzy mają w punktach sprzedaży kasy fiskalne online lub kasy wirtualne (specjalne oprogramowanie zainstalowane np. na tablecie).
Chcesz zaproponować klientom paragon elektroniczny? Wspomniane wyżej urządzenie lub oprogramowanie to nie wszystko – potrzebny jest jeszcze system, za pośrednictwem którego możliwe będzie przekazanie e-paragonu klientowi. W tym przypadku przedsiębiorcy mają dwie możliwości – mogą zdecydować się na komercyjne rozwiązania lub HUB paragonowy, czyli repozytorium udostępnione przez Ministerstwo Finansów.
E-paragon – jak wystawić w uproszczeniu:
- Przedsiębiorca ewidencjonuje sprzedaż na kasie online lub kasie wirtualnej.
- Paragon nie jest drukowany – urządzenie łączy się z m.in. z Hubem paragonowym lub równoważnym rozwiązaniem komercyjnym, które obsługuje proces wysyłki cyfrowego paragonu do klienta.
- E-paragon zostaje udostępniony konsumentowi. Klient może znaleźć go np. w aplikacji lojalnościowej.
Czy e-paragon jest obowiązkowy dla przedsiębiorców?
E-paragon w Polsce nie jest obowiązkowy ani dla przedsiębiorcy, ani dla klienta. Właściciel firmy nie musi wystawiać paragonów elektronicznych, z kolei klient musi wyrazić zgodę, aby je otrzymywać. E-paragon w Polsce nie jest też dostępny od długiego czasu – dopiero pandemia COVID-19 doprowadziła do zrównania na gruncie prawa e-paragonu z papierowym dokumentem sprzedaży.
Chociaż e-paragon nie jest obowiązkowy, to cieszy się dużym zainteresowaniem wśród konsumentów. Sukcesem okazał się już program pilotażowy, który został przeprowadzony w 2019 r. na stacjach PKN Orlen. Wówczas elektroniczny paragon mogli otrzymać klienci, którzy posiadali bankowość elektroniczną PKO Banku Polskiego. Początkowo w programie brało udział ok. 60, a następnie ok. 1300 stacji.
Jakie są korzyści z używania paragonu elektronicznego?
Coraz więcej osób podczas codziennych zakupów stara się podejmować decyzje, które będą miały jak najmniejszy negatywny wpływ na środowisko. E-paragon wpisuje się w ten trend – to rozwiązanie proekologiczne, gdyż zapobiega wycince drzew pod produkcję rolek papieru do kas fiskalnych. Jednak korzyści z wyboru paragonu elektronicznego jest dużo więcej – można je wskazać zarówno po stronie przedsiębiorcy, jak i klienta.
Dla przedsiębiorcy e-paragon oznacza:
- Zwiększenie konkurencyjności. Można zaproponować klientom rozwiązanie, którego jeszcze nie wdrożyła konkurencja.
- Oszczędności finansowe. Przedsiębiorca uwalnia się od konieczności zakupu papieru do kasy fiskalnej lub kupuje go mniej niż dotychczas.
- Zmniejszenie śladu węglowego. To pozwala budować pozytywny wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie.
Dla klienta elektroniczny paragon to:
- Dostęp do paragonu w każdym momencie. Dokument sprzedaży można znaleźć na poczcie elektronicznej lub w aplikacji mobilnej.
- Wyeliminowanie ryzyka zagubienia paragonu. A trzeba pamiętać, że ten dokument jest potrzebny choćby do zwrotu produktu.
- Lepsza kontrola nad wydatkami i łatwiejsze planowanie domowego budżetu. Wynika to z dostępu do paragonów zgromadzonych w jednym miejscu.
Dofinansowanie kasy fiskalnej – co warto wiedzieć?
Przedsiębiorca, który chce wystawiać paragony elektroniczne, musi zakupić odpowiednie urządzenie. Jednak choćby mobilna kasa fiskalna z terminalem to spory wydatek – powyżej 1500 zł. Dobra wiadomość jest taka, że na zakup kasy fiskalnej można uzyskać dofinansowanie – mowa o kasie online. Z przepisów wynika, że ulga na zakup kasy fiskalnej online wynosi 90 proc. jej ceny netto – nie więcej jednak niż 700 zł.
Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kilku urządzeń rejestrujących sprzedaż, to ulga przysługuje mu na każdą zakupioną kasę online. Z kolei rozliczenie ulgi zależy od tego, czy przedsiębiorca rozlicza VAT. Jeżeli tak, będzie mógł odliczyć kwotę wydaną na zakup kasy online w deklaracji VAT. W innym przypadku urząd skarbowy dokona zwrotu na rachunek bankowy przedsiębiorcy.
