W trakcie rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej może zostać popełniony błąd, który można i należy naprawić. Na wypadek takiej sytuacji w przepisach przewidziana została ewidencja pomyłek, która powinna być spisywana odrębnie dla każdego okresu rozliczeniowego. Dlaczego jest ona aż tak ważna? Co powinna zawierać? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Dlaczego ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej jest ważna?
Oczywistym jest, że osoby obsługujące kasy fiskalne mogą pomylić się przy rejestracji sprzedaży, co z reguły wynika z pośpiechu lub niedopatrzenia. Istotne jest zatem to, że jak wspomniano we wstępie, stwierdzony błąd nie tylko można, ale należy naprawić, w związku z czym w firmie prowadzona musi być ewidencja pomyłek na kasie fiskalnej. Jest ona bardzo ważna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawa podatkowego nie ma możliwości anulowania paragonu, który został już wydrukowany przez kasę. Podatnik zobowiązany jest natomiast do niezwłocznego dokonania jego korekty, czyli uwzględnienia pomyłki w ewidencji oraz ponownego i co najważniejszej prawidłowego zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej.
Jak sporządzić protokół pomyłki na kasie fiskalnej?
Obowiązujące przepisy prawa podatkowego w żaden sposób nie regulują tego, w jakiej formie powinien zostać sporządzony protokół pomyłki na kasie fiskalnej. W praktyce ewidencja pomyłek może być prowadzona zatem zarówno w formie zeszytu, jak i dokumentów umieszczanych w odpowiednim segregatorze czy teczce. Istotne jest natomiast to, by ewidencja pomyłek była prowadzona za okres rozliczeniowy, w którym podatnik dokonuje rozliczenia z tytułu podatku VAT. W praktyce biorąc pod uwagę fakt, że przychód z kasy fiskalnej jest rejestrowany na podstawie łącznego raportu okresowego zdecydowanie najczęściej prowadzona jest miesięczna ewidencja pomyłek kasowych. Zastosowanie takiego rozwiązania sprawia, że podatnik może skorygować przychód wynikając z raportu okresowego na podstawie podsumowania ewidencji pomyłek dokonywanego na koniec miesiąca. W tym miejscu warto wspomnieć także o tym, że obowiązujące przepisy nie określają także tego, czy ewidencja pomyłek powinna być prowadzona odrębnie dla każdej kasy rejestrującej. W praktyce jednak jest to najczęściej stosowane rozwiązanie, ponieważ ułatwia prowadzenie dokumentów i prawidłowe rozliczanie sprzedaży.
Co powinna zawierać ewidencja korekt na kasie fiskalnej?
Mimo iż obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie określają tego, w jakiej formie ma być prowadzona ewidencja korekt na kasie fiskalnej, to regulują one to, co powinno się w niej znaleźć. Zgodnie z § 3 ust. 4 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących ewidencja pomyłek powinna zawierać:
- błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż – wartość sprzedaż brutto oraz wartość podatku należnego;
- opis przyczyny i okoliczności popełnienia pomyłki – powinien być on krótki i zrozumiały.
Ponadto do ewidencji pomyłek na kasie rejestrującej należy dołączyć oryginał paragonu fiskalnego potwierdzającego dokonanie sprzedaży, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Jeżeli został on sporządzony w wersji elektronicznej wymagane jest natomiast podanie numeru paragonu oraz numeru unikatowego.
Jakie są najczęstsze błędy na kasie fiskalnej i jak ich unikać?
Osoby obsługujące na co dzień kasy fiskalne doskonale wiedzą, że pomyłki się zdarzają, a ich przyczyną są z reguły niedopatrzenia i pośpiech. Jakie błędy występują najczęściej? W praktyce do najpopularniejszych pomyłek należy zaliczyć wprowadzenie błędnej kwoty na paragonie (np. 10 złotych zamiast 100 złotych lub odwrotnie). Innym przykładem może być rejestracja sprzedaży innego towaru niż ma to miejsce w rzeczywistości lub wpisanie błędnej ilości danego produktu. Jak unikać tego typu pomyłek? Przede wszystkim warto unikać pośpiechu przy rejestrowaniu sprzedaży na kasie fiskalnej. Istotne może być także prawidłowe skonfigurowanie bazy towarowej w kasie. Jakie jeszcze działanie warto wdrożyć w celu uniknięcia błędów na kasie fiskalnej? Dobrym rozwiązaniem może być wyrobienie w sobie nawyku sprawdzania wprowadzonej ręcznie kwoty przed jej zatwierdzeniem.
W tym miejscu warto wspomnieć także o tym, że błędy, których naprawę umożliwia ewidencja pomyłek powinny mieć charakter oczywisty, a co za tym idzie, powinny być:
- bezsporne, niezamierzone i ewidentnie wynikające z niedokładności lub pośpiechu,
- widoczne na pierwszy rzut oka,
- nie wymagające składania precyzyjnych wyjaśnień dotyczących przyczyny ich wystąpienia.
Czy można uzyskać dofinansowanie do kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy mający obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej lub podatnicy czyniący to na zasadzie dobrowolności powinni wiedzieć, że istnieje nie tylko możliwość poprawienia błędów powstałych przy ewidencji transakcji, ale również uzyskania ulgi na zakup urządzenia. Może ona wynieść maksymalnie 700 złotych, co powinno stanowić do 90% kwoty zakupu kasy fiskalnej (bez podatku). Co ważne w przypadku, gdy firma będzie rejestrowała sprzedaż na kilku kasach ulga w tej wysokości przysługuje na zakup każdego z nich. Nie ma także znaczenia to, czy będzie to kasa fiskalna przenośna czy urządzenie stacjonarne, ponieważ wymagane jest jedynie to, by była to kasa fiskalna online, czyli model łączący się z Centralnym Rejestrem Kas. Od 1 stycznia 2023 roku w sprzedaży dostępne są jednak wyłącznie tego typu kasy rejestrujące.
Podsumowując należy stwierdzić, że prowadzenie ewidencji pomyłek na kasie fiskalnej powinno odbywać się zgodnie z obowiązującymi przepisami. Istotne jest zatem wprowadzenie w firmie odpowiednich procedur w tym zakresie i zobowiązanie pracowników do ich stosowania.
