W Polsce od maja 2019 roku funkcjonują dwa rodzaje urządzeń: kasy fiskalne z elektronicznym lub papierowym zapasem kopii transakcji, a także nowoczesne rodzaje urządzeń, czyli kasy fiskalne online. Chcesz dowiedzieć się, jak w praktyce przebiega rejestracja kasy fiskalnej? Sam proces rejestracji możesz dopełnić podczas wizyty w urzędzie, listownie albo elektronicznie. Przejdź do naszego poradnika i skorzystaj ze wskazówek, a zgłoszenie i fiskalizacja kasy fiskalnej przestanie być problemem.
Kto musi dokonać zgłoszenia kasy fiskalnej?
Zgodnie z Ustawą o podatku od towarów i usług (inaczej ustawa o VAT) przedsiębiorcy realizujący sprzedaż towarów lub usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej są zobowiązani do ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy pomocy kas rejestrujących.
A więc kto musi rejestrować urządzenia fiskalne, aby prowadzić działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami? To między innymi:
- sklepy detaliczne – sprzedają towary osobom fizycznym i muszą ewidencjonować każdą sprzedaż na kasie fiskalnej;
- restauracje i punkty gastronomiczne – świadczą usługi dla konsumentów, a przepisy nakazują rejestrację obrotu;
- gabinety lekarskie i stomatologiczne – przyjmują pacjentów prywatnych, dlatego muszą prowadzić ewidencję na kasie;
- salony fryzjerskie, kosmetyczne i usługi beauty – wykonują usługi na rzecz osób fizycznych, a to zgodnie z ustawą o VAT wymaga kasy;
- warsztaty samochodowe i serwisy – obsługują klientów indywidualnych i mają obowiązek rejestrowania przychodów.
Obowiązek rejestracji i fiskalizacji kasy fiskalnej pojawia się też w przypadku działalności hoteli, pensjonatów, obiektów noclegowych, firm transportowych związanych z przewozami pasażerskimi.
Co jest potrzebne do zgłoszenia kasy fiskalnej?
Serwisant, który zgłasza kasę fiskalną w imieniu przedsiębiorcy, potrzebuje tylko kilku konkretnych dokumentów. Podstawą jest formularz zgłoszenia lub aktualizacji danych kasy wypełniony zgodnie z książką serwisową. Jeśli działa przez pełnomocnika, dołącza pełnomocnictwo PPO-1 lub PPS-1 oraz potwierdzenie opłaty skarbowej, jeśli dotyczy. Taki komplet wystarcza, aby urząd mógł zarejestrować fiskalizację lub zmianę serwisu.
WAŻNE! Na ten moment rejestruje się tylko kasy online, a rejestracji dokonuje autoryzowany serwisant kas fiskalnych przez Internet w procesie fiskalizacji urządzenia.
Nowych kas offline nie można już wprowadzać do obrotu, chyba że ktoś taką posiada, zapełniła się w niej pamięć fiskalna i została ona wymieniona u producenta na nową.
Jak przebiega fiskalizacja kasy fiskalnej krok po kroku?
Proces fiskalizacji kasy online nie jest skomplikowany. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących jeszcze przed rozpoczęciem sprzedaży z użyciem takich urządzeń jak kasa fiskalna online należy zgłosić chęć przeprowadzenia fiskalizacji kasy. To usługa, którą powinien wykonać wykwalifikowany serwisant.
Proces fiskalizacji kasy fiskalnej przebiega następująco:
- Kasa wysyła swój klucz publiczny do systemu.
- Składasz żądanie fiskalizacji.
- Przesyłasz dane programu kasy, a system nadaje numer ewidencyjny.
- Kasa zapisuje w pamięci datę i godzinę fiskalizacji oraz NIP właściciela.
- Zerują się wszystkie liczniki i kasa rozpoczyna pracę w trybie fiskalnym.
- Urządzenie wystawia raport fiskalny fiskalizacji i przesyła go do Centralnego Repozytorium Kas.
- Na końcu pobierany jest harmonogram wysyłki danych, który zapisuje się w pamięci kasy.
To proces jednorazowy i nieodwracalny, bo od momentu skonfigurowania i fiskalizacji kasa działa jako fiskalna.
Specjalista ustawia urządzenie rejestrujące tak, aby po konfiguracji zapewniało bezpieczne i stałe połączenie pozwalające na przesyłanie danych pomiędzy kasą fiskalną a Centralnym Repozytorium Kas.
Ile czasu trwa cały proces rejestracji kasy fiskalnej?
Cały proces rejestracji kasy fiskalnej i jej zgłoszenia do urzędu skarbowego trwa maksymalnie do 30 dni. Taki termin może zostać zachowany w momencie, gdy serwisant dokonujący fiskalizacji kasy fiskalnej dokona jednocześnie zgłoszenia do US danych konkretnej kasy podczas procedury fiskalizacyjnej.
Gdyby doszło do sytuacji, gdzie serwisant nie dotrzyma terminu zgłoszenia, wtedy urząd może poprosić Cię o stosowne wyjaśnienia. Pamiętaj, że zarówno mobilne kasy fiskalne, jak i klasyczne urządzenia rejestrujące transakcje handlowe muszą być zarejestrowane, a każdy sprzęt powinien przejść proces fiskalizacji.
Czy wiesz, że…? Standardowa kasa fiskalna powinna przechodzić przegląd techniczny raz na 2 lata. Gdy ten obowiązek nie zostanie dopełniony, urząd skarbowy może nałożyć na przedsiębiorcę grzywnę w wysokości 300 zł.
Kiedy konieczne jest przerejestrowanie kasy fiskalnej? Podsumowanie
Jeśli zmieniasz dane przedsiębiorcy, np. NIP, nazwę lub właściciela — musisz wymienić moduł fiskalny i ponownie zarejestrować kasę. Kasa wymaga też rejestracji od nowa, gdy zmieniasz miejsce używania urządzenia lub właściwość urzędu skarbowego. W przypadku przekształcenia działalności lub po likwidacji starych kas, nowa firma nie może korzystać z dotychczasowego numeru, wtedy niezbędna jest fiskalizacja i zarejestrowanie ponownie.
Co więcej… Przerejestrowanie (czyli odczyt pamięci, wymiana modułu i fiskalizacja) trzeba zrobić, gdy kasa będzie przenoszona między firmami, nawet jeśli urząd fizycznie się nie zmienia. Każda zmiana formalna wymaga formalnej reakcji w urzędzie skarbowym.
Podsumowując, dbaj o terminy rejestracji i przerejestrowania kasy fiskalnej. Sprawdzaj, czy Twoje dane firmowe są zgodne w systemie kasowym. W razie zmiany działalności, adresu czy właściciela podejmij formalności natychmiast, żeby uniknąć konsekwencji karno-skarbowych.
Źródła:
- https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou1575
