Integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym to rozwiązanie, które przyspiesza obsługę klientów. Czy jest jednak obowiązkowa? W jaki sposób ją przeprowadzić? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Dlaczego warto zintegrować kasę fiskalną z terminalem?
Obowiązek rejestrowania sprzedaży produktów lub usług na kasie fiskalnej dotyczy przedsiębiorców, którzy świadczą ją na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych i nie korzystają lub nie przysługuje im możliwość zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego. Co więcej, zgodnie z obowiązującymi przepisami muszą oni posiadać również terminal płatniczy, czyli urządzenie umożliwiające przyjmowanie płatności bezgotówkowych, np. kartą debetową czy BLIK-iem. W rzeczywistości zatem konieczne jest posiadanie dwóch odrębnych urządzeń, czyli kasy fiskalnej i terminala. Dlaczego warto je ze sobą zintegrować? Przede wszystkim dlatego, że połączenie kasy fiskalnej z terminalem umożliwia automatyczne przesyłanie danych pomiędzy urządzeniami, a co za tym idzie, terminal płatniczy może wyświetlać należną do zapłaty kwotę bez konieczności ręcznego wpisywania jej przez pracownika.
Jakie są korzyści z połączenia kasy fiskalnej z terminalem?
Jak wspomniano w poprzednim akapicie integracja kasy fiskalnej z terminalem płatniczym umożliwia automatyczne przesyłanie danych pomiędzy tymi urządzeniami, co sprawia, że sprzedawca nie musi wpisywać na terminalu kwoty, na którą opiewa dana płatność bezgotówkowa. Rozwiązanie to przynosi wiele różnych korzyści, wśród których wymienić należy przede wszystkim:
- przyspieszenie obsługi klienta, dzięki czemu możliwe jest obsłużenie większej liczby osób w tym samym czasie;
- zredukowanie ryzyka popełnienia błędu przez sprzedawcę przy wpisywaniu kwoty transakcji, a co za tym idzie, przyjęcia niewłaściwej płatności;
- ułatwienie zarządzania firmowymi finansami, ponieważ integracja kasy z terminalem przyspiesza proces rozliczeń podatkowych i ewidencjonowania sprzedaży;
- możliwość korzystania z nowoczesnych technologii, ponieważ połączenie kasy z terminalem pozwala między innymi wystawiać paragony elektroniczne.
Czy terminal musi być podłączony do kasy fiskalnej?
Korzyści wynikające z integracji kasy z terminalem to nie wszystko, ponieważ przepisy tzw. Polskiego Ładu w postaci zmian w Ustawie Prawo Przedsiębiorców oraz Ustawy o VAT nałożyły obowiązek połączenia ze sobą tych dwóch urządzeń. Od razu został on jednak odroczony i miał wejść w życie dopiero od 1 stycznia 2025 roku. Czy terminal musi być podłączony do kasy fiskalnej zgodnie z obowiązującym prawem? Otóż warto wiedzieć, że nie, ponieważ początkowo odroczono wejście w życie tego obowiązku na kolejne 3 miesiące, by następnie całkowicie go znieść, co zostało uregulowane w Ustawie o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług, ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw z dnia 24 stycznia 2025 roku. W związku z tym przedsiębiorcy nie muszą integrować kas fiskalnych z terminalem płatniczym, ponieważ nie narażają się z tego tytułu na żadne kary. Powinni wziąć jednak pod uwagę ułatwienia i korzyści jakie przynosi połączona mobilna kasa fiskalna z terminalem.
Jak krok po kroku zrealizować integrację?
Mimo iż integracja kasy fiskalnej z terminalem nie jest obecnie obowiązkowa, to z punktu widzenia przedsiębiorcy może być ona naprawdę korzystna. W jaki sposób ją zatem przeprowadzić? W praktyce proces ten można wykonać w 6 krokach, co wygląda następująco:
- Weryfikacja możliwości integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym. Chcąc połączyć kasę z terminalem należy sprawdzić możliwość integracji obu urządzeń, co można zrobić korzystając z informacji znajdujących się w ich instrukcji lub na stronie producentów. W przypadku zakupu nowych urządzeń warto zweryfikować możliwość integracji na etapie ich wyboru;
- Zgłoszenie chęci integracji urządzeń opiekunowi serwisowemu kasy fiskalnej. Często potrzebna jest bowiem zmiana jej konfiguracji czy dostarczenie odpowiedniego oprogramowania integrującego;
- Fizyczne połączenie kasy fiskalnej z terminalem. Można wykonać je między innymi przez USB czy łączność bezprzewodową Bluetooth;
- Konfiguracja ustawień obu urządzeń. Umożliwi ona komunikację pomiędzy kasą i terminalem, czyli wysyłanie i odbieranie danych;
- Testowanie połączenia kasy z terminalem płatniczym. Należy zweryfikować poprawność działania zintegrowanych urządzeń przed rozpoczęciem obsługi pierwszych klientów;
- Zapisanie konfiguracji i szkolenie personelu. Jeżeli integracja przebiegła pomyślnie, co potwierdził przeprowadzony test, należy zapisać wprowadzone ustawienia na stałe. Następnie wystarczy przeszkolić pracowników obsługujących kasę, dzięki czemu poznają oni sposób działania zintegrowanego procesu.
Czy istnieje dofinansowanie do kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy, którzy są zobowiązani do rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej lub chcą robić to na zasadzie dobrowolności mogą nie tylko zintegrować ją z terminalem płatniczym, ale skorzystać również z dofinansowania do kasy fiskalnej. Zgodnie ze wspomnianą wcześniej Ustawą o VAT istnieje bowiem ulga na zakup kasy fiskalnej, która wynosi maksymalnie 700 złotych na jedno urządzenie, a kwota ta nie może przekroczyć 90% kwoty jego zakupu (bez podatku). Co istotne, przedsiębiorcy rejestrujący sprzedaż na kilku kasach fiskalnych mogą skorzystać z dofinansowania do zakupu każdego z nich. W praktyce przysługuje ono nie tylko podatnikom VAT, ale również przedsiębiorcom korzystającym ze zwolnienia z VAT. W pierwszym przypadku ulga jest uwzględniana w rozliczeniu VAT, a w drugim przyznawana na podstawie wniosku, który przedsiębiorca składa do naczelnika urzędu skarbowego i wypłacana na wskazany przez niego rachunek bankowy.
Podsumowując, należy stwierdzić, że wykonanie integracji kasy fiskalnej z terminalem płatniczym nie jest szczególnie trudne. Warto ją przeprowadzić mimo braku obowiązku prawnego, ponieważ rozwiązanie to z pewnością przyniesie wiele korzyści.
