Kasa fiskalna dla kancelarii

Kasa fiskalna to urządzenie niezbędne w kancelarii prawniczej tak samo, jak komputer lub telefon. Na rynku jest dużo rodzajów kas fiskalnych, co może stwarzać problemy przy wyborze. W poniższym artykule wyjaśniamy, jakimi kryteriami warto się kierować przy wyborze kasy fiskalnej do kancelarii.

Kasa fiskalna do kancelarii – nieduża i poręczna

Kasa fiskalna kojarzy się zwykle z dużym urządzeniem sklepowym, skomplikowanym w obsłudze i ogólnie nastawionym na wyciąganie od klientów pieniędzy. Na takie skojarzenia z oczywistych powodów w kancelariach prawniczych nie ma miejsca.

Tu kasa fiskalna powinna być mała. Wchodzący do kancelarii klient nie powinien jej zauważyć.

Dobrym wyborem będzie niewielka kasa fiskalna, którą można schować pod blatem biurka, a w razie potrzeby po prostu wyjąć. Jeśli będzie miała dotykowy panel, jej obsługa będzie cicha, dyskretna, dopasowana do standardu miejsca, w którym się znajdujemy.

Kasa fiskalna dobrze leżąca w dłoni wygląda podobnie jak smartfon i często jest właśnie tak odbierana. Nowoczesne urządzenie wizualnie nie kojarzy się z kasą fiskalną, dzięki czemu łamie podwójną barierę psychologiczną:

– właściciel lub pracownik kancelarii nie postrzega jej jako skomplikowanej maszyny do liczenia, trudnej w obsłudze,

– klient dokonuje zapłaty niemal niezauważalnie dla siebie, bo nigdzie nie słyszy charakterystycznego brzęku kasy fiskalnej.

Mobilna kasa fiskalna do kancelarii

Kasa fiskalna nie musi być urządzeniem stacjonarnym. W przypadku kancelarii prawniczej zdecydowanie lepiej jest się zdecydować na wersję mobilną, którą można zabrać ze sobą na spotkanie z klientem. Baterie w kasach fiskalnych działają na tyle długo, by bez problemu załatwić wszystkie sprawy, sfinalizować je i wystawić paragon. Dla większego bezpieczeństwa można nosić ze sobą powerbank lub ładowarkę. Kasy mobilne ładuje się, podobnie jak większość urządzeń elektronicznych, przez złącze USB.

Mobilna kasa fiskalna powinna być nie tylko nieduża, ale też dość płaska, by łatwo ją było włożyć do teczki lub nesesera. Ta cecha przy innych funkcjonalnościach wydaje się drobiazgiem, w rzeczywistości jednak mocno wpływa na komfort korzystania z urządzenia na co dzień, szczególnie przy częstym podróżowaniu z nim. Warto też zwrócić uwagę na ciężar mobilnej kasy fiskalnej. Razem z papierem do drukowania paragonów nie powinna ważyć więcej niż kubek z kawą.

Prosta w obsłudze kasa fiskalna do kancelarii

Gruntowne wykształcenie prawnicze na pewno nie obejmuje obsługi kas fiskalnych. Niesłusznie, bo te urządzenia są tak samo ważne dla współczesnego prawnika, jak znajomość kodeksów i procedur. Niemniej fakty są takie, że obsługi kasy prawnik musi się nauczyć sam.

Czy to skomplikowane? Nie, jeśli wybierze prostą w obsłudze, intuicyjną kasę fiskalną, idealnie skrojoną pod potrzeby kancelarii prawniczej. Tu oferta raczej nie jest mocno rozbudowana, na pewno nie da się jej porównać ze sklepem. Do obsługi kilkunastu, maksymalnie kilkudziesięciu pozycji na pewno nie jest potrzebne skomplikowane urządzenie. W zupełności wystarczy prosta kasa fiskalna z intuicyjnym menu, w którym można szybko odnaleźć właściwą pozycję i za pomocą kilku kliknięć wydrukować paragon.

Nowoczesne kasy fiskalne mają oprogramowanie wzorowane na tym znanym z telefonów komórkowych, dlatego ich obsługa jest bardzo intuicyjna. Jeśli ktoś uważa, że nie nadaje się do obsług kasy fiskalnej, powinien poszukać modelu, którego menu będzie przypominało to znane ze smartfona.

Co jeszcze jest istotne przy wyborze kasy fiskalnej do kancelarii prawniczej?

Co prawda kasy fiskalnej w kancelarii prawniczej używa się głównie w biurze, ale nie zawadzi wybranie modelu, który będzie odporny na warunki atmosferyczne i da się go używać nawet przy temperaturach ujemnych.

Kasa fiskalna powinna mieć wbudowaną elektroniczną kopię paragonów. W ten sposób można łatwo sprawdzić historię płatności. Pięcioletnią pamięć trzeba uznać za minimum, tyle czasu trzeba przechowywać dokumenty księgowe.

Istotny jest też sposób, w jaki kasa fiskalna łączy się z Centralnym Repozytorium Kas. Tę funkcję wymusiły zmiany w prawie i dziś jest obligatoryjna. Paragony są rejestrowane i przechowywane w CRK.

Aby proces ten mógł odbywać się automatycznie, kasa fiskalna powinna mieć połączenie z internetem za pomocą sieci Ethernet (połączenie kablowe) lub sieci Wi-Fi. Możliwe jest też połączenie za pomocą wykorzystania sieci telefonii komórkowej, podłączenia się do komputera za przez port USB lub Bluetooth. Mobilna kasa fiskalna do kancelarii prawniczej powinna mieć przynajmniej dwie z wyżej wymienionych możliwości.

Te kasy fiskalne naszym zdaniem najlepiej nadają się do kancelarii prawniczych: