Coraz mniejsza grupa przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z używania kasy fiskalnej. Oznacza to, że urządzenia rejestrujące sprzedaż produktów czy usług stają się coraz popularniejsze. Epidemia COVID-19 pokrzyżowała jednak plany instalacji kas nowego rodzaju (kas online) w kolejnych branżach. Jak wygląda aktualny harmonogram wprowadzania kas fiskalnych?
Kasy fiskalne w punktach usługowo-sprzedażowych są stosowane już od dawna. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie mają w stosunku do nich żadnych wątpliwości. Przeciwnie – zapowiedź wprowadzenia nowych kas fiskalnych online, a następnie modyfikacje w harmonogramie ich instalacji (spowodowane rozprzestrzenianiem się koronawirusa COVID-19) spowodowały, że wielu przedsiębiorców ma uzasadnione pytania. Poniższy artykuł prezentuje aktualny stan prawny (czerwiec 2020) i pozwala uporządkować wiedzę na temat wprowadzenia kas online.
Jak działają kasy fiskalne i kto ma obowiązek z nich korzystać?
Czym jest i jak działa kasa fiskalna? Najprościej mówiąc, jest to urządzenie pozwalające zapisać przedsiębiorcy oferowane przez niego produkty lub usługi, a następnie ewidencjonować ich sprzedaż. Do korzystania z kas fiskalnych zobowiązana jest duża grupa przedsiębiorców – przede wszystkim mowa tu o przedsiębiorcach sprzedających towary lub usługi osobom fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym.
Niektórzy właściciele punktów handlowo-usługowych mogą liczyć na zwolnienie z obowiązku posiadania urządzenia ewidencjonującego sprzedaż. Dotyczy to m.in. tych przedsiębiorców, których obrót ze sprzedaży nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł.
Kasy fiskalne można podzielić, biorąc pod uwagę różne kryteria. W przypadku zapisu danych kasy fiskalne dzieli się na trzy rodzaje:
- Kasy fiskalne z zapisem papierowym. To kasy starszego typu, które kopię generowanych dokumentów zapisywały na rolce papieru. Aktualnie kasy fiskalne z zapisem papierowym nie są już oferowane – zostały wycofane z rynku, w sprzedaży były dostępne do 31 sierpnia 2019 r. Mimo tego w niektórych sklepach czy punktach można je jeszcze spotkać – przedsiębiorcy mogą z nich korzystać do momentu ich wyeksploatowania.
- Kasy fiskalne z zapisem elektronicznym. Kopia paragonu zapisywana jest na nośniku danych, np. karcie SD. Ten rodzaj kas fiskalnych jest nadal w sprzedaży, przy czym znana jest już data, po której nie będzie on już dostępny – kasę fiskalną z zapisem elektronicznym zakupić będzie można tylko do 31 grudnia 2022 r.
- Kasy online. To najnowszy rodzaj kas fiskalnych. W odróżnieniu od wyżej wymienionych kas umożliwiają one przesyłanie danych do zewnętrznego systemu za pośrednictwem internetu – dane przesyłane są do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.
W ostatnim czasie kasy fiskalne online podlegają szczególnemu zainteresowaniu przedsiębiorców, a to z uwagi na harmonogram zmian kas starszego typu właśnie na kasy online oraz wprowadzone w nim zmiany spowodowane epidemią koronawirusa COVID-19.
Jakie zmiany w harmonogramie wymiany kas fiskalnych wywołał COVID-19?
Harmonogram obowiązkowej wymiany kas fiskalnych z papierowym i elektronicznym systemem zapisu na kasy fiskalne online był znany już od dłuższego czasu. Pierwotnie wymóg stosowania kas online miał obowiązywać od stycznia 2018 r. Ostatecznie jednak Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wymianę kas etapami – przewidziane zostały trzy etapy, przy czym jeden został już wdrożony.
Od 1 stycznia 2020 r. z kasy fiskalnej online muszą już korzystać przedsiębiorcy:
- świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów,
- sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy i gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych.
Z kolei od 1 lipca 2020 r. kasy fiskalne online miały pojawić się w punktach:
- świadczących stale lub sezonowo usługi związane z żywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,
- zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.
Jeszcze później, bo od 1 stycznia 2021 r. obowiązkowe kasy fiskalne online miały ewidencjonować sprzedaż w punktach oferujących usługi:
- fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,
- prawnicze,
- budowlane,
- w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,
- związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.
Epidemia koronawirusa COVID-19 sparaliżowała działalność części branż, dla których przewidziano obowiązek stosowania kas fiskalnych online od 1 lipca 2020 r. Mowa przede wszystkim o branży hotelarskiej i gastronomicznej. Wiele z dotychczas dobrze prosperujących hoteli, pensjonatów czy restauracji z dnia na dzień znalazło się w bardzo trudnej sytuacji finansowej. Właśnie z tego względu Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć termin instalacji kas online z 1 lipca 2020 r. na 1 stycznia 2021 r.
Zmiana terminu wprowadzenia kas fiskalnych online w wymienionych wyżej branżach daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych przepisów.
Jakie korzyści płyną z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas online?
Kasy fiskalne online działają inaczej niż tradycyjne, dotychczas używane przez przedsiębiorców urządzenia ewidencjonujące sprzedaż. Są one tak zbudowane, że za pośrednictwem internetu komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas. Efektem jest to, że dane o sprzedaży trafiają bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów.
Dzięki temu, że informacje o zaewidencjonowanej na kasie online sprzedaży są przesyłane do CRK, zyskują przedsiębiorcy, konsumenci i urzędnicy, gdyż:
- przedsiębiorcy korzystający z kas online w przypadku awarii kary nie muszą się martwić utratą danych – wszystkie raporty są zapisane na serwerach ministerstwa finansów
- konsumenci na życzenie mogą otrzymać paragon w formie elektronicznej – będzie on wysyłany na wskazany przez nich adres mailowy, (obecnie prowadzone są prace nad tym rozwiązaniem)
- urzędnicy są w stanie szybko wykryć anomalie i wytypować podmioty do kontroli – to pozwoli ograniczyć szarą strefę i tym samym skuteczniej chronić interesy uczciwych podatników.
Przedsiębiorcy mogą dodatkowo liczyć na zmniejszenie częstotliwości kontroli. Cyfryzacja ewidencji sprzedaży oraz oprogramowanie wykorzystywane przez Ministerstwo Finansów ma pozwolić na efektywne typowanie firm do sprawdzenia.
Nie bez znaczenia są także korzyści finansowe. Dzięki przekazywaniu danych do CRK, w kasie fiskalnej będzie miejsce tylko na jedną rolkę papieru (potrzebną do wydruku paragonu wydawanego klientowi). To z kolei spowoduje, że przedsiębiorcy nie będą musieli nabywać materiałów eksploatacyjnych .
Jak COVID-19 wpłynął na wprowadzenie nowej matrycy stawek VAT?
Epidemia koronawirusa COVID-19 wpłynęła nie tylko na termin instalacji kas fiskalnych online w branży gastronomicznej i hotelarskiej oraz u przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą węgla, ale również na termin wprowadzenia nowej matrycy stawek VAT. Pierwotnie miała ona wejść w życie z dniem 1 kwietnia 2020 r. Ostatecznie jednak obowiązywać będzie od 1 lipca 2020 r.
Nowa matryca stawek VAT upraszcza system stawek VAT i w niektórych przypadkach również obniża stawki VAT. Niższe stawki VAT zostały przewidziane dla:
- wybranych produktów żywnościowych, np. przypraw – pieprzu mielonego (z 23 proc. na 8 proc.), owoców tropikalnych i cytrusów (z 8 proc. na 5 proc.) czy części wyrobów piekarniczych – ciastek (z 23 proc. i 8 proc. na 5 proc.),
- produktów dla niemowląt i dzieci – z 8 proc. na 5 proc.,
- wybranych artykułów higienicznych – z 8 proc. na 5 proc.
Przedsiębiorcy, których będzie dotyczyć nowa matryca stawek VAT, muszą przygotować się do ich stosowania – konieczne będzie zaktualizowanie m.in. danych księgowych i magazynowych. Przesunięcie terminu wprowadzenia nowej matrycy stawek VAT daje właścicielom firm więcej czasu na przygotowanie się do zmian.
Jak wybrać kasę fiskalną online i jak z niej korzystać?
Chcesz rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej? A może już prowadzisz firmę i słyszałeś, że przedsiębiorcy z Twojej branży będą musieli wymienić kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem danych na kasy online? Jeżeli nie wiesz, jaką kasę online wybrać, powinieneś zdać się na pomoc ekspertów.
Producenci kas fiskalnych oferują wiele modeli tych urządzeń, które uwzględniają różne potrzeby przedsiębiorców. Niewielkie kasy mobilne idealnie sprawdzają się w przypadku przedsiębiorców świadczących usługi poza siedzibą firmy. Z kolei urządzenia o większych gabarytach przeznaczone są do stacjonarnie działających punktów handlowo-usługowych. Wreszcie wspomnieć należy o systemowych kasach fiskalnych stworzonych z myślą o sklepach wielkopowierzchniowych, które korzystają z rozbudowanej sieci urządzeń.
Skala oraz miejsce prowadzonej działalności gospodarczej nie powinny być jednak jedynymi czynnikami decydującymi o wyborze kasy fiskalnej – również istotne są:
- pojemność bazy PLU – od niej zależy, ile produktów lub usług będzie można wprowadzić do pamięci kasy,
- możliwość umieszczenia na paragonie numeru NIP – urządzenia starszej generacji pozbawione są tej opcji, a zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca może wystawić fakturę do paragonu wyłącznie wówczas, gdy zawiera on numer NIP nabywcy,
- dodatkowe funkcje – kasa fiskalna może, ale nie musi być homologowana z obsługą terminala płatniczego; niektóre kasy są też dostosowane do podłączenia dodatkowych urządzeń.
