System gastronomiczny to narzędzie zapewniające kompleksową obsługę procesów zachodzących w lokalu, począwszy od przyjmowania zamówień, aż do automatycznej kontroli stanów magazynowych. Program gastronomiczny powinien być używany w wszystkich lokalach, niezależnie od tego, czy jest to mały bar, czy wykwintna restauracja. Jakie korzyści przynosi korzystanie z dedykowanego oprogramowania? Jak wyglądają obecne systemy gastronomiczne? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w dalszej części artykułu.

Czym jest system POS dla gastronomii i komu jest polecany?

Program typu POS (z ang. Point of Sale) to system odpowiedzialny za ewidencję sprzedaży oraz zarządzanie lokalem gastronomicznym. Oprogramowanie posiada dużą funkcjonalność, co umożliwia wykorzystanie w we wszystkich rodzajach lokali gastronomiczny, niezależnie od tego, czy jest to Food Truck, bar mleczny, czy sieć restauracji.

Program gastronomiczny odpowiada za automatyzację procesów obsługi klienta, księgowości, wystawiania faktur, czy zbierania i przetwarzania odpowiednich danych. Jakich? Przede wszystkim informacji dotyczących stanów magazynowych, czy spływających zamówień. Oprogramowanie do obsługi gastronomii jest narzędziem wspomagającym płynne działanie firmy. Wykorzystywanie go zwiększa efektywność jej działania, przy jednoczesnym skróceniu czasów realizacji poszczególnych procesów.

Funkcjonalność oprogramowania dla gastronomii

Program gastronomiczny optymalizuje proces przekazywania informacji pomiędzy obsługą i gośćmi lokalu oraz pomiędzy obsługą i pracownikami kuchni. Dzięki temu ogranicza ryzyko wystąpienia pomyłki w zamówieniu oraz zdecydowanie przyśpiesza proces obsługi klienta. Oprócz tego gromadzi i przetwarza dane, które udostępnia następnie osobom zarządzającym lokalem. Jakie funkcje posiadają nowoczesne programy gastronomiczne?

Sprzedaż

Oprogramowanie dla gastronomii tworzone jest w taki sposób, by usprawniało obsługę klientów oraz eliminowało ryzyko wystąpienia pomyłki podczas przyjmowania i realizacji zamówienia. Personel posiada bezpośredni dostęp do całego menu, które może odpowiednio modyfikować. Program również automatycznie generuje rachunek dla klienta, co jest szybkie, wygodne i ogranicza ryzyko błędu. Docenić należy również dobrą komunikację pomiędzy obsługą, a kuchnią. Program automatycznie przesyła informację o przyjęciu i składzie zamówienia.

Gospodarka magazynowa

Wiele programów dla gastronomii posiada wbudowany moduł gospodarki magazynowej, który umożliwia bieżącą kontrolę stanów magazynowych. Ułatwia to planowanie sprzedaży oraz dokonywanie zamówień produktów. Moduł magazynowy powinien być dedykowany dla branży gastronomicznej, ponieważ tylko wtedy będzie można w 100% wykorzystać jego funkcjonalność.

Manager

Funkcja manager umożliwia stały nadzór nad realizacją procesów gastronomicznych oraz pozwala na bezpośredni wgląd do danych dotyczących statystyk sprzedaży, czy konkretnych zamówień. Z poziomu managera można również w szybki i prosty sposób zmienić menu, czy dodać konta dla nowych pracowników. W tym miejscu zapisane są również wszelkie ruchy wykonane na rachunku, co ułatwia utrzymanie kontroli nad personelem. Obecnie większość programów gastronomicznych pracuje w chmurze, co umożliwia dostęp do systemu osób zarządzających lokalem z dowolnego miejsca na Ziemi.

Urządzenia niezbędne do obsługi programu

Prawidłowe działanie programu gastronomicznego możliwe jest wyłącznie na specjalnych urządzeniach, które umożliwiają jego obsługę, m.in:

Terminal POS

Jest to urządzenie, na którym działa oprogramowanie dla gastronomii. W stacjonarnych systemach jako terminal POS służy komputer wraz z serwerem oraz odpowiednim wyświetlaczem dotykowym. Obecnie coraz częściej stosowane są jednak systemy mobilne, do obsługi których wystarczy smartfon lub tablet ze stałym dostępem do Internetu.

Drukarka fiskalna

Polskie prawo podatkowe obliguje przedsiębiorców do rejestrowania przychodów przy użyciu urządzenia fiskalnego w celu dokonywania rozliczeń podatków. Drukarka fiskalna stanowi odpowiednik kasy, ale działa wyłącznie dzięki połączeniu z odpowiednim oprogramowaniem. Właściwy moduł łączy się z programem gastronomicznym poprzez Wi-Fi, Bluetooth lub USB. Podstawą działania urządzenia jest tzw. pamięć fiskalna, w której zostają zapisane dane pochodzące z wykonywanych przez użytkowników raportów dobowych.

Tablet do wyświetlania zamówień

Oczywiście do tego celu może być również zakupiony profesjonalny wyświetlacz, jednak w wielu przypadkach wystarczy funkcjonalność tabletu. Dzięki niemu przyjmowane zamówienia od razu trafiają do kuchni i są niezwłocznie realizowane. Komunikacja może odbywać się również w drugą stronę, informując klientów, że zamówienia są już gotowe do odbioru.

Zalety posiadania programu gastronomicznego

Korzystanie z dedykowanego oprogramowania gastronomicznego to szereg korzyści, które zwiększają efektywność działania firmy. Podstawowe zalety to oszczędność czasu i pieniędzy oraz wyeliminowanie ryzyka popełnienia błędu przy przyjmowaniu zamówienia, czy wystawianiu rachunku. Oprogramowanie gwarantuje również bezpieczeństwo gromadzonych danych oraz właściwe przetwarzanie i raportowanie, które umożliwia podejmowanie decyzji przez osoby zarządzające. Programy są intuicyjne, co zdecydowanie ułatwia zarówno obsługę klienta na sali, jak i gospodarkę magazynową, czy kontrolę procesów. W przypadku systemów mobilnych zaletą jest również dostęp z dowolnego miejsca na Ziemi.

Powyższe zalety skłaniają do zakupu i wdrożenia programu gastronomicznego. W tym celu warto skorzystać z usług doświadczonej firmy, która zrealizowała już wiele takich projektów. Wybierając firmę Promes s.c. można liczyć na duże doświadczenie, profesjonalną obsługę oraz innowacyjność. Więcej informacji dotyczącej samego przedsiębiorstwa, jak i świadczonych przez nie usług można znaleźć na stronie: kasyserwis.pl.

Lokale gastronomiczne coraz częściej decydują się na wdrożenie oprogramowania POS, ze względu na korzyści, które mogą odnieść z tego tytułu. Posiadanie specjalnego programu optymalizuje procesy, usprawnia obsługę, a co za tym idzie pozwala zyskać przewagę nad konkurencją, która jeszcze nie skorzystała z tego rozwiązania.