Program magazynowy dla firmy

Każda firma, która zajmuje się sprzedażą artykułów, niezależnie od tego, czy jest to mały sklep, czy duża hurtownia, powinna bieżąco monitorować swoje stany magazynowe. Czynność ułatwia posiadanie odpowiedniego programu magazynowego, który kontroluje co już udało się sprzedać. Polskie prawo reguluje obowiązek korzystania z takiego programu, a co za tym idzie w wielu przypadkach jest to obowiązkowe. Niniejszy przedstawia korzyści wynikające z używania tego typu oprogramowania.

Czym jest program magazynowy?

Program magazynowy w skrócie WMS (z ang. Warehouse management system) to oprogramowanie, które odpowiada za optymalizację pracy całego magazynu. Służy ono do zarządzania przepływem towarów oraz odpowiada za usprawnienie procesów magazynowych. W dużych firmach WMS jest najczęściej zintegrowany z systemem zarządzania (ERP) lub stanowi jego moduł, co umożliwia szybką wymianę informacji pomiędzy różnymi działami przedsiębiorstwa.

Dzisiejsze programy magazynowe umożliwiają najczęściej obsługę zarówno z poziomu komputera, jak i urządzeń mobilnych. Aplikacja mobilna posiada zazwyczaj funkcję odczytywania kodów QR, która umożliwia błyskawiczne uzyskanie informacji o produkcie.

Które firmy muszą posiadać program magazynowy?

Ustawa o rachunkowości określa, że obowiązek korzystania z programu magazynowego posiadają firmy handlowe i produkcyjne, które są zobligowane do prowadzenia ksiąg handlowych (spółki kapitałowe i spółka z o.o.) lub prowadzą te księgi dobrowolnie bądź w wyniku przekroczenia określonych limitów (spółki cywilne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą).

Firmy, które zdecydowały się na opodatkowanie w formie Ewidencji przychodu, czy KPiR nie są zobligowane do prowadzenia gospodarki magazynowej. Co więcej, ryczałtowcy nie muszą nawet corocznych spisów z natury. Oczywiście brak obowiązku prowadzenia gospodarki magazynowej nie oznacza, że nie można tego robić na własny użytek. Prowadzenie wewnętrznej gospodarki magazynowej jest korzystne, ponieważ pozwala wykryć ewentualne niedobory lub nadwyżki i szybko zareagować. Bieżąca weryfikacja stanów magazynowych usprawnia również procesy biznesowe w firmach handlowych, co pozytywnie wpływa na ich efektywność.

Funkcjonalność programu magazynowego

Program magazynowy to zaawansowany moduł, który odpowiada za kontrolę stanów magazynowych. Dodatkowo usprawnia wszystkie procesy magazynowe i umożliwia bieżącą nadzór nad ich realizacją. Jaką funkcjonalność powinien posiadać dobry program magazynowy? 

Kontrola stanów magazynowych

Podstawową funkcją programu magazynowego jest bieżąca kontrola stanów magazynowych, która pozwala szybko i łatwo sprawdzić, które artykuły się kończą, a które od dłuższego czasu zalegają w magazynie. Pozwala to na usprawnienie procesu zamówień w firmie oraz błyskawiczne wycofanie ze sprzedaży produktów, które nie są już dostępne na magazynie. Kontrola stanów magazynowych ułatwia również proces inwentaryzacji, znacznie go usprawniając.

Generowanie i zarządzanie dokumentacją

Oprogramowanie WMS ułatwia również tworzenie i przechowywanie dokumentacji niezbędnej do wydawania i przyjmowania artykułów do magazynu. Program magazynowy pozwala generować faktury sprzedaży, proformy, dokumenty PZ i WZ oraz inne podobne formularze. System magazynowy powinien również umożliwiać wygenerowanie pliku JPK MAG, którego może zażądać organ podatkowy.

Zbieranie i analiza danych

Programy magazynowe gromadzą i analizują również informacje dotyczące przepływu towarów w magazynie. System generuje następnie raport, w którym można znaleźć dane dotyczące m.in. tego, które produkty sprzedają się najszybciej. Posiadanie takich informacji przez osoby zarządzające umożliwia podejmowanie właściwych decyzji dotyczących planowania strategii dalszego działania firmy.

Integracje systemowe

Program magazynowy powinien posiadać możliwość prostej integracji z oprogramowaniem zewnętrznym, np. system zarządzania ERP, oprogramowaniem udostępnianym przez firmy kurierskie, programami księgowymi, czy oprogramowaniem sklepu internetowego.Optymalnym rozwiązaniem jest również integracja systemu magazynowego z oprogramowaniem kasy fiskalnej.

Funkcje dodatkowe

Programy magazynowe w zależności od producenta oraz modyfikacji pod kątem konkretnego klienta mogą posiadać również funkcje dodatkowe, które mogą np. informować o kończącej się dacie ważności produktu w magazynie. Niektóre z nich przypisują również towary do konkretnej lokalizacji poza magazynem.

Czy warto posiadać program magazynowy we własnej firmie?

Wymieniona wyżej funkcjonalność pokazuje, że jak najbardziej tak. Używanie programu magazynowego daje firmie duże korzyści, niezależnie od tego, czy jest to mały sklep, duża hurtownia, czy bezpośrednio producent artykułów. Automatyczne prowadzenie gospodarki magazynowej umożliwia bezpośredni wgląd w ilość towarów znajdujących się w posiadaniu firmy. Program magazynowy określa wyświetla również szczegółowe informacje dotyczące tych artykułów, takie jak ceny, popyt na dany towar, czy nr partii, z którego on pochodzi. Dzięki temu system podpowiada, które produkty należy sprzedać w pierwszej kolejności oraz których towarów zaczyna brakować i należy je jak najszybciej zamówić.

Programy magazynowe są nieocenione przy prowadzeniu sklepu internetowego. Zintegrowanie bieżącej kontroli stanów magazynowych z oprogramowaniem sklepu umożliwia podawanie dokładnych informacji dotyczących dostępności danego produktu. Dzięki temu zlikwidowane zostaje ryzyko wystąpienia sytuacji, w której klient widząc dostępność artykułu zamawia go przez Internet, a sprzedawca w momencie realizacji zamówienia zauważa brak tego towaru.

Każda firma handlowa, niezależnie od swoich rozmiarów, powinna rozważyć wdrożenie programu magazynowego ze względu korzyści wynikające z jego użytkowania. Oprogramowanie usprawnia bieżącą działalność, przyspiesza poszczególne procesy sprzedaży oraz ułatwia, planowanie dalszej działalności. Wszystko to sprawia, że firma działa efektywniej i może zyskać przewagę nad konkurencją.