Sprzedawcy wielokrotnie spotykają się z sytuacją, w której klient żąda przyjęcia zwrotu zakupionego towaru, co w praktyce może wynikać z różnych przyczyn. Co więcej, w wielu przypadkach nie posiada on również paragonu potwierdzającego wcześniejszy zakup produktu. Czy można zwrócić towar bez paragonu? Jak w takiej sytuacji udowodnić jego zakup? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.
Czy do zwrotu potrzebny jest paragon?
Każdy sprzedawca z pewnością spotkał się z sytuacją, w której klient rezygnuje z dokonania zakupu. Najmniejszy problem występuje wtedy, gdy zrobi to jeszcze przed dokonaniem płatności, ponieważ przedsiębiorca lub pracownik sklepu musi wiedzieć wówczas wyłącznie to, jak anulować paragon. Często jednak konsumenci żądają przyjęcia zwrotu produktu już po sfinalizowaniu transakcji, a w wielu przypadkach nie dysponują wydanym im wcześniej paragonem.
Czy można oddać towar bez paragonu? Oczywiście, że tak, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa do zwrotu towaru wymagane jest potwierdzenie dokonania zakupu, którym w praktyce nie musi być paragon. Zwrot bez paragonu może być zatem dokonany wtedy, gdy klient dysponuje np. fakturą, wyciągiem z terminala czy potwierdzeniem dokonania płatności z rachunku bankowego. Co istotne sprzedawca powinien przyjąć zwrot towaru bez paragonu w sklepie stacjonarnym nawet wtedy, a wewnętrzny regulamin mówiący o konieczności przedstawienia paragonu fiskalnego jest niezgodny z obowiązującymi przepisami, ponieważ wymagają one wyłącznie udokumentowania dokonania zakupu danego produktu, co jak już wspomniano konsument może zrobić w różny sposób. Jeżeli sprzedawca twierdzi inaczej, to powinien zdawać sobie sprawę z faktu, że kupujący może zgłosić odrzucony zwrot towaru UOKiK.
Podstawa prawna zwrotu bez paragonu
Zwrot towaru bez paragonu powinien zostać przyjęty przez sprzedawcę wtedy, gdy konsument jest w stanie udowodnić, że dokonał zakupu produktu właśnie w tym miejscu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami dowolny dowód zakupu umożliwia bowiem zwrot towaru bez paragonu – podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących, Rozdział II, §3. Oczywiście w przypadku sklepów stacjonarnych istotne jest to, czy stosują one politykę zwrotów, co wynika z wewnętrznych regulaminów. Kupując stacjonarnie klient widzi bowiem za co płaci, a co za tym idzie sklep może odmówić mu przyjęcia zwrotu towaru niezależnie od tego, czy dysponuje on paragonem fiskalnym. Nie może odmówić natomiast prawa do skorzystania z reklamacji (po stwierdzeniu wady produktu lub niezgodności z umową – sprzedawca ma obowiązek przyjąć reklamację i naprawić, wymienić lub zwrócić pieniądze) , w przypadku której również wystarczające jest udokumentowanie dokonania zakupu (niekoniecznie przedstawiając paragon). W niektórych przypadkach przedstawienie paragonu nie jest możliwe ze względu na jego wyblaknięcie, co może być kłopotliwe zarówno dla klienta, jak i sprzedawcy. W związku z tym ten drugi powinien posiadać wysokiej jakości sprzęt, którego przykładem może być drukarka do paragonów. Obowiązek przyjęcia zwrotu ciąży na sprzedawcy natomiast jedynie wtedy, gdy:
- konsument zakupił towar na odległość np. w sklepie internetowym;
- zakupu dokonano poza lokalem przedsiębiorstwa np. podczas sprzedaży targowej.
Jak udowodnić zakup produktu?
Jak już wspomniano, zwrot bez paragonu jest możliwy, ponieważ zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w celu jego dokonania konieczne jest udowodnienie zakupu produktu, a okazanie paragonu fiskalnego jest jedynie jedną z możliwości. Jakie są pozostałe? Otóż zamiast paragonu kupujący może przedstawić sprzedawcy między innymi fakturę zakupu, potwierdzenie dokonania płatności z terminala czy wydruk z historii konta potwierdzający dokonanie płatności przelewem. W teorii wystarczające może być również zeznanie świadków transakcji, szczególnie wtedy, gdy sam sprzedawca kojarzy daną sytuację.
Czy do zwrotu produktu potrzeby jest paragon jeżeli zakup został dokonany przez online? Tak samo, jak w przypadku sklepów stacjonarnych wystarczające jest wówczas udowodnienie dokonania zakupu, co w praktyce jest jeszcze łatwiejsze. Dowodem może być bowiem nie tylko faktura przesłana na maila, ale również korespondencja ze sprzedawcą czy informacje pochodzące z konta na platformie zakupowej. W odróżnieniu od zakupów stacjonarnych zwrot towarów zakupionych w online jest możliwy bez podania przyczyny w terminie 10 dni od ich otrzymania, a sprzedawca nie może odmówić jego przyjęcia. Wynika to z faktu, że kupujący nabywa towar na odległość i w zasadzie nie może ocenić rzetelnie zakupionego produktu, w związku z czym może zdecydować się na jego odesłanie i oczekiwać zwrotu pieniędzy.
Dokumentacja zwrotu towaru
Przyjęcie zwrotu towaru niezależnie od tego, czy klient przedstawi paragon fiskalny czy może potwierdzi dokonanie zakupu w inny sposób wymaga odpowiedniego udokumentowania. Istotne w tym przypadku jest to, że zwrotów towarów nie rejestruje się na kasie fiskalnej, w związku z czym obowiązkiem sprzedawcy jest prowadzenie stosownej ewidencji zwrotów oraz każdorazowe sporządzanie protokołu zwrotu towaru
Ewidencja zwrotu towarów – jak prawidłowo ją prowadzić?
Niezależnie od tego, czy przyjmowany jest zwrot produktu bez paragonu czy z paragonem obowiązkiem sprzedawcy jest uwzględnienie go w prowadzonej ewidencji zwrotów. Jest to tzw. zeszyt zwrotów, który powinien być prowadzony zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. W ewidencji należy ująć zatem:
- datę sprzedaży;
- nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
- termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
- wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
- zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży;
- dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
- protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Protokół zwrotu towaru powinien zawierać natomiast:
- numer protokołu;
- oznaczenie stron transakcji;
- nazwę towaru;
- numer paragonu, do którego jest zwrot;
- przyczynę zwrotu;
- informację o tym, czy sprzedawca przyjął towar.
Brak paragonu a korekta przychodu – czy jest możliwa?
Z punktu widzenia sprzedawcy istotne jest także to, że przyjmując zwrot bez paragonu może on dokonać jednocześnie korekty swojego przychodu. Możliwość dokonania korekty uwarunkowana jest bowiem jedynie tym, czy zwrot towaru faktycznie miał miejsce. Jeżeli zatem sprzedawca otrzymał zwracany towar i dokonał jednocześnie zwrotu należności to w pełni legalnie może skorygować dokumenty księgowe.
Podsumowując, należy stwierdzić, że zwrot bez paragonu jest możliwy, jednak wymaga udokumentowania dokonania zakupu w inny sposób. Znajomość przepisów w tym zakresie jest zatem istotna dla przedsiębiorcy niezależnie od tego, czy ma on obowiązek ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Jeżeli jest do tego zobowiązany to powinien dodatkowo wyposażyć się w odpowiedni sprzęt, który znajdzie pod hasłem: kasy fiskalne Bielsko.
